仕事がたまってきた!そんな時に気をつけたい5つのポイント

仕事がたまったときに気をつけたい5つのポイント

仕事が溜まって来ました……。

仕事をいただけるのは非常に有難いことなのですが、少し忙しい状態になっています(^^;;

そんなわけで、今回は自分の頭と心を整理するためにも、「仕事が忙しい」「やることが溜まってる!」というときに大切にしたいポイントを書いていきたいと思います。

たまった仕事を乗り越えるために5つポイント

ブログを訪れていただきありがとうございます! 「農マドワーカー」の辻林です(^-^)

自然農法のお米作りをしながらネット関連の仕事をさせていただいているのですが、稲刈りシーズンということもあり、今月の半分以上は農作業に奮闘していました。それも一段楽してホッとしていたのですが、今週はなぜかネット関連のお仕事がバタバタし始めております(^^;;

そんな忙しい状況の中で僕が気をつけていることは……

  1. 抱えている仕事を「見える化」する
  2. 仕事の優先順位を明確にする
  3. 体調を大切にする
  4. 生活のリズムを崩さない
  5. 作業ごとに時間を切り分けて、時間内はその作業に集中する

という5つです。

この5つのポイントについて、次から詳しくお話ししていきます。

1.抱えている仕事を「見える化」する

これは一言で言うと、いま自分がすべき仕事を紙に書き出すということです。

仕事が溜まって来て「あれをしなきゃいけない」「これもしないと……」となると、どうしても頭が混乱してしまいます。そして、頭の中だけでそれを考えていると、抜け落ちる部分が出て来たり、今後のスケジュールも立てづらくなるもの。

ですから、しっかりと現在抱えている仕事を紙に書き出して、それを客観視するのが効果的なのです。

「えー? 忙しいときに、そんな時間をかけていられない!」

と思われるかもしれませんが、状況を把握しないまま作業を進める方が怖いです。作業ミスやスケジュールの不備が起こったりして、逆に時間を取られてしまいます。

それに、仕事が溜まって忙しいときって冷静さを欠いてしまうので、そもそも「状況を整理しよう」という発想も浮かばなかったりします。そして、そのまま進んで大失敗……というのもよくあることです( ̄▽ ̄;;

ですから、仕事が忙しいときほど、時間が無いときほど、今すべき仕事を紙に書き出して整理し、現状把握をするのが良いのです。

あ。今「紙に書き出す」と言いましたが、紙でなくても良いと思います。僕は手でペンを動かしながら書くと頭の中が整理されるので、紙に書くのが好きなのですが、パソコンやスマホのメモ帳アプリなどでも効果はあります!

2.仕事の優先順位を明確にする

そして、今ある仕事を客観的に見つめたら、それに優先順位をつけます。

優先度の基準には、仕事内容の重要性だったり、締め切りだったり、様々な要因があります。ですのでここは、自分の中で総合的に見て「これから先に進めた方がいい」というものから順位づけをしていきます。

そうやって明確に優先順位をつけないと、沢山ある仕事の中でどれから手をつけていいかがわからなくなり、「あっちもこっちも!」となって更なる混乱を生んでしまうのです。

仕事をこなすためには、あくまでも冷静で理性的な思考が必要ですから、自分自身を混乱させないためにも、事前に優先順位をつけるのが効果的なのです。

ちなみに、個人的なポイントをお伝えしておくと、「この仕事やりにくいなー」「気が乗らないなー」という仕事こそ、優先順位を高くするようにしています。まずそういった仕事をこなしてこそ、次がスムーズになることが多いので。

とはいえ、これは個人差がありますので、ご自身にあった基準を見つけてください!

3.体調を大切にする

ただ、現在の仕事を「見える化」して優先順位をつけたところで、忘れてはいけないことがあります。それは、自分の体調を大切にするということ。

当たり前といえば当たり前なのですが、仕事が溜まって来て、それをどんどん処理すべき状況になると、自分の体のことが後回しになりがちです。やはり仕事というのは「誰かのため」になることが多いので、自分のことにまで頭が回らなくなるのです。

というか、僕自身がまさにその典型でして……やるべき仕事が沢山あると、「今日のうちに一気にやってしまおう!」と進めてしまいます。時には徹夜をしてでもこなそうとします(基本的に“せっかち”なのです(^^;)。

けれど、そんな場合って、大抵その後に体調を崩し、最終的に仕事に悪影響を与えてしまうことが多いです。そして、妻にも怒られてしまい、家庭内の関係にもマイナスが起こります……。

だから、自分の体調を無視して進めることは、一見「頑張って仕事をしている!」「忙しい状況を打破できる!」ように見えるのですが、実は仕事に支障を来たす原因になるのです。

ですから、どんなに忙しくても、きちんと食事を取り、しっかりお風呂に入って、ゆっくり睡眠を取ることが大切です。特に、人によっては睡眠時間を削ると、翌日以降の集中力や判断力を低下させて仕事のミスを生んでしまうので、十分に確保したいところですね。

それと、個人的に大切にしているのが食事です。忙しいときって、どうしても簡単に短時間で済ませたくなるので、手軽なコンビニパンとかお惣菜を食べてしまいます。けれど実は、そういうものって添加物が多く含まれているので、体のパフォーマンスを下げてしまいます。僕はそういったものに敏感な体質なので、「今日は忙しいからコンビニパンでいいや!」と食べてしまうと、そのあとでお腹が痛くなって思うように仕事ができなかった、ということがありました。ここも気をつけたいところです。

4.生活のリズムを崩さない

そして、これは体調とも関連しますが、いくら仕事が忙しくても生活のリズムを崩さないことが大切です。

例えばですが、僕は毎朝起きてから、夜のうちに予約で洗濯しておいた洗濯物を干し、家の中の掃除をします。この洗濯と掃除が自分の中で“朝の儀式”のようになっています。これをすることで、肉体的にも精神的にも一日が始まる準備をしています。

ですが、仕事がたまってくると、その“朝の儀式”をすっ飛ばしたくなるのです。「忙しくて時間がないから、掃除は後回しにしよう」という風に。そうやって、いつもの習慣を無視して、仕事にエネルギーを向けようとします。

これも一見すると、仕事の処理を速めて、良い結果が期待できそうです。

ですが実は、逆効果になることが多いです……。先ほどの掃除や洗濯は、どのみち後でやることになるので、結局かかる時間や手間は同じだったりします。いえ……むしろ、いつもと違う時間にするので、リズムが崩れ余計なエネルギーを使うこ結果になってしまいます。「あ。しまった……まだ掃除が終わってなかった! 今からこれをやるのキツイな……」という風に。

ですから、普段の習慣はそのまま継続させる方が良いのです。どんなに忙しくても、いつもの生活のリズムを守ることで、体と心のパフォーマンスを維持することができます。仕事が忙しいからと言って、それを軽視するのは逆効果なのです。

仕事が忙しいからこそ生活のリズムを崩さない。これはわかっているようで忘れてしまいがちな重要ポイントですね!

5.作業ごとに時間を切り分けて、時間内はその作業に集中する

「いやいや。仕事がたまってるなら、睡眠時間を削ってでも進めるべきやで!」

「生活のリズムを守るとか、そんなん理想論や!」

と思われるかもしれません。

確かにおっしゃる通りなのです。やはり仕事があるなら、それを最優先にすべきだと僕も思います。けれど、先ほどの通り、自分の体調を犠牲にしたり生活のリズムを崩すと、結果的に仕事が上手く回らなくなってしまいます。

そして更に、仕事が進むかどうかは「時間があるかどうか」では決まらなかったりします。どれだけ時間を仕事に充てても、“あること”がなければ仕事は進みません。

その“あること”とは何かというと、集中力です。

作業効率というのは「集中力×時間」で決まると言われます。どれだけ時間をかけても、集中力がゼロであれば効率はゼロなわけです。

ですから、仕事を進めるためには集中力が必要であり、そのためには睡眠や生活のリズムが整っていることが前提となります。

そして、何より大切なことは、「作業している時間はその作業だけに集中する」ということです。

「ながら仕事」をしない!

よく「ながら仕事」と言われますが、同時並行で複数の作業を進めることは逆に効率を下げます。やってるときは、なんだか仕事をしているような気になりますが、集中が分散するので、結局のところ仕事が進まないのです。

もちろん、同時期に複数の仕事を抱えることはありますが、一日の時間の割り振りの中で考えたときに、同一時間内で行うべき作業は一つなのです。

これは仕事だけではありません。家事や子育て、娯楽も含みます。

例えば、掃除をしているときにメールの着信があって、そのメールが仕事に関するものだったとします。そんな場合、そのメールを開いてしまうと、掃除への集中力は完全に削がれます。それどころか、掃除がまだ終わっていないのに仕事のメールを見てしまったことで、仕事にも上手く集中できません。

ですから、家事や娯楽などの行動を取っているときには、仕事に関して頭を使わないことが懸命なのです。仕事に移るなら、その家事や娯楽が完了してから。しっかりと時間を区切ることが大切なわけですね。

……と言いつつ、自分でも上手くできていなくて、家族でご飯を食べているときにスマホに仕事のメールが来て、それを見てしまって妻に怒られることがよくあります。また、そうすることで、仕事にも集中できなくなってしまったり(^^;

ですので、自戒の意味を込めて書いていますが、作業ごとに時間を切り分けて、その時間内は一つの作業に集中するというのは非常に大切なことなのです。

仕事が溜まったときの対策まとめ

いかがでしたでしょうか? 改めて5つのポイントを整理すると……

  1. 抱えている仕事を「見える化」する
    (やるべき仕事を紙に書き出して現状把握する)
  2. 仕事の優先順位を明確にする
    (現状把握した上で、重要性や締め切りなどを考慮し、順番をつける)
  3. 体調を大切にする
    (自分の体調が崩れたら、結果的に仕事にも悪影響を与える)
  4. 生活のリズムを崩さない
    (普段の習慣は体と心のパフォーマンスを維持するために必要)
  5. 作業ごとに時間を切り分けて、時間内はその作業に集中する
    (仕事を進めるのに大切なのは集中力。ながら仕事はせず、同一時間内には一つのことだけする)

となります。

あくまで個人的な対策ですし、僕自身もできていない部分も多いのですが、少しでもご参考になれば幸いです。

最後までお読みいただき、ありがとうございました!!

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